Lönegranskning ger rätt lön

Att granska löneprocessen bidrar till mer korrekta löneutbetalningar. Här delar vi med oss av tips och verktyg på hur man förebygger fel och hur man kan granska lönehanteringen för en bättre resultat.

Arbeta proaktivt:

1. Rutiner. Skapa och följ tydliga rutiner för arbetsuppgifterna. Om du hanterar löner för flera kunder, se till att rutinbeskrivningarna är uppbyggda på samma sätt så underlättar det smidig övergång mellan olika kunder och främjar samarbete i team. Använd gärna verktyg som Word eller direkt inmatning i lönesystem för att dokumentera rutinerna.
2. Checklistor. Checklistor är ovärderliga för att undvika att missa några detaljer under löneberedningen. Bryt ner arbetsuppgifterna i detaljerade checklistor, inklusive sällsynta årliga uppgifter som OB-uppdatering, semesterårsskifte vissa rapporter som tas ut kvartalsvis eller årsvis, statistiker till myndigheter, schemaändringar etc. Excel eller digitala checklistor är idealiska för att hålla koll på alla arbetsuppgifter och dela dem med kollegor.
3. Kommunikation med organisationen/kunden. Håll en kontinuerlig dialog med HR/Ekonomi/företagsledning för att vara medveten om eventuella organisatoriska förändringar som kan påverka lönehanteringen. Genom att vara uppmärksam på sådana avvikelser kan du snabbt reagera och anpassa löneprocessen.
4. Fyra-ögon-metoden. Låt gärna en kollega kontrollera lönerna innan utbetalningen. Skapa fasta kontroller som enkelt kan implementeras för att säkerställa noggrannhet och minska risken för felaktigheter.
5. Attestera lönerna. Kräv att chefer attesterar sina medarbetares löner. Genom att låta cheferna ha direkt tillgång till lönesystemet för att attestera lönerna kan eventuella avvikelser eller felaktigheter upptäckas och åtgärdas i tid.
6. Utbildning. Håll dig uppdaterad om förändringar i lagar, regler och lönesystem. Kontinuerlig utbildning och medvetenhet om förändringar är avgörande för att säkerställa att löneprocessen är i överensstämmelse med aktuella bestämmelser och bästa praxis.
7. Implementera starka kontrollåtgärder. Inför starka interna kontrollåtgärder för att säkerställa att endast auktoriserade personer har åtkomst till lönesystemet och att det finns klara riktlinjer för hur löner ska behandlas och vem som har behörighet att göra förändringar i inställningar på lönearter och övriga inställningar.

Granska löneprocessen

1. Jämför månader med precision. Använd verktyg som tex Excel för att systematiskt sammanställa och jämföra månatliga uppgifter såsom AGD (Arbetsgivaravgifter), bruttolön, skatt, förmåner, antal anställda, semesterskuld, bankfiler och bankutbetalningar. Skapa regler i Excel som automatiskt upptäcker avvikelser, till exempel om beloppen avviker mer än 10% mellan månaderna. Denna metod gör det möjligt att snabbt identifiera betydande skillnader och förhindra potentiella fel i lönehanteringen som annars kan gå obemärkta förbi.
2. Lönesystemens kontrollfunktioner. De flesta moderna lönesystem erbjuder avancerade kontrollfunktioner. Använd dessa funktioner till din fördel. Du kan ställa in varningar som aktiveras när specifika beloppsgränser överskrids eller underskrids, till exempel för friskvårdsbidrag eller komptid. Du kan även använda varningar för att övervaka viktiga händelser som födelsedagar, anställningsjubileer, långvarig sjukfrånvaro, kontraktsutgångar och löneöversyner. Dessa varningar hjälper dig att upptäcka och hantera avvikelser och potentiella felaktigheter i tid.
3. Stäm av kollektivavtalens regler. Se till att de belopp som förändras årligen, som till exempel OB (obekväm arbetstidstillägg) och Sjuk-OB, är korrekt uppdaterade i lönearterna. Detta garanterar att löneberedningen är i enlighet med gällande avtal och undviker felaktiga utbetalningar.
4. Kontrollräkna kompskuld/semesterskuld. Gör stickprov med jämna mellanrum för att se att kompskulden stämmer. Är beräkningarna rätt? finns det saldon som har stuckit iväg med många timmar och ska utbetalas på lön? Kontrollera semesterskulden, främst för anställda som bytt scheman, gått upp och ner i tid, är intermittent anställda eller har frånvaro som ej är semestergrundande.